广东省总工会机关公文处理规定

为了提高省总机关公文处理工作的效率和质量，使公文处理规范化、制度化，特制定本办法。

一、公文行文规则

（一）省总机关常用的公文有：决议、决定、规定、通知、通报、诮示、报告、批复、函、会议纪要。

（二）省总党组、省总省总办公室、省各产业工会、省总各部门及直属单位应根据自己的职权范围、隶属关系和文件内容行文。

（三）向上级机关的行文一般应主送一个上级机关。如需上报其它相关的上级机关，可用“抄报”形式。报省委的文件如杲同时需罢省政府知道的，主送单位应当写“省委、省政府”；报省政府的文件如果同时需要省委知道的、主送单位应当写“省政府并报省委”。腴千党委职权范围内的工作，以省总党组名义报省委；属千政府职权范围内的工作，以省总名义报省政府。要求上级批复的事项，应当用请示，并一文一事，不要在工作报告中夹带请示事项。要求上级批转的报告、诮示和工作意见，行文单位应代拟批转通知稿。

（四）一般情况下，下级机关不得越级行文，也不得越殁抄报文件。因特殊宵况或紧急事宜必须越级行文时，应当抄报所越过的上级机关。上级机关如有必要越级向下行文时，应当同时抄送受文机关的直接上级机关。

（五）同级机关可以联合行文。不是同级机关不能联合行文。

（六）凡向下级工会行文，只能用“广东省总工会”、“广东省总工会办公室”印章省总党组不向下级党组织行文。省总各部门不得擅自以省总或省总办公室名义行文，只能在自己的业务职责范围内向下级工会的对口业务部门行文，也可根据省总授权和有关规定答复下级工会有关业务问题。   各部门不能以部门名义对上级（如省委、省政府）行文。有些业务工作以部门名义对外行文的，也应统一由办公室秘书部门审核文件的体式。

（七）平行或不相隶属的机关之间应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），也不能使用下行文（如决定、通报等）。

（八）向上级机关的请示，不可同时抄送同级或下级机关。向下级机关的蜇要行文，可以抄报直接上级机关。

（九）上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。

（十）省产业工会在自己的职权范围内，可以向对口的政府部门行文，或与其联合签发文件，可以向直属厅、局（集团公司）工会行文。也可根据省总授权和有关规定答复地方工会有关产业工会业务方面的问题。

二、公文的格式

正式文件恪式应包恬版头、发文字号、标题、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、机关印章、抄报抄送单位。印制单位。承办单位等。

（一）版头：又称文头，标明是哪个机关的公文，以套红大字居中印在文件首页上端。省总机关使用版头的形式主要有：

(1)"广东省总工会文件”。适用于主送下级机关的通知、通报、决议、决定等，主要用于发布省总的全面工作部署，要求下级贯彻执行的决定、决议、通知；印发领导重要讲话以及批转部门的重要报告等。

(2)"广东省总工会”。适用千省总及机关各部门向上级的请示、报告，对下级机关的批复，与不相隶属或平行机关商洽联系工作的函等公文。

(3)广东省总工会办公室文件”。主送下级机关，主要传达省总的某项工作意见，转发省总机关各部门指导下级工会业务工作的有关通知、通报，转发全总业务部门的文件等。这种形式主要是体现省总办公室代行省总的一些日常职能。

(4)以特定发文方式作版头，如“传真电报”或“明传电报”、“密传电报”等。

(5)省总与其他平行机关的联合发文，应将所有参加联合行文的机关名称依次排列加“文件”二字。

（二）发文字号：由省总机关代号、发文年度和发文顺序号组成。几个机关联合发文时，一般只标注文件主办机关的发文字号。

（三）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关全称、主题和公文种类构成，如“广东省总工会关千贯彻中共中央12号文的通知”。

（四）主送机关是指收受、办理文件的单位。

（五）附件：公文如有附件，应在正文之后，发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或“附件x件”。

附件全文置千发文日期之后，抄送抄报单位之即。

（六）发文机关名称应使用全称。几个机关联合发文应将主办机关列前。

（七）须保密的公文应根据保密程度在公文版头的右上方注明“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文应根据紧急程度在公文标题的左上方注明“特急"、“加急”、“急”。

（八）发文日期以文件签发的日期为准，或会议通过的日期为准置千发文机关名称右下方。

（九）印章要盖在发文机关名称和成文日期上，要求上不压正文，下压成文日期的年、月、日。

（十）重要的文件要写主题词。

（十一）抄送、抄报：指需要了解此公文内容的有关单位。对上用“抄报”，对平行或下级机关用“抄送”。抄送、抄报单位名称列千公文未页下端。

（十二）在公文文尾处，根据需要注明承办单位（指文件的起草、拟写、联系单位）名称。

三、公文的办理

（一）收文处理，包括登记、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办等程序。

1.主送、抄送省总和省总办公室的公文以及重要的信息、资料等，均由办公室秘书科统一拆封、编号、登记。

2.省总机关的办文由办公室秘书科长根据来文内容，提出传阅和拟办意见，由办公室主任审核后，分送有关部门办理或送请领导人批示后办理。对紧急公文秘书部门应明确承办期限。秘书部门应根据领导批示和时限要求对承办单位和承办入进行催办，防止拖延积压或漏办。

3.承办部门在办文时要遵循以下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门，同时抄送交办机关销案；凡涉及其他部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级领导机关审批的重要事项，应由承办部门提出处理意见，并代拟批转文稿，如文稿内容涉及其他主管部门，应与其协商并取得一致意见，送省总领导签发（会签）后正式打印、盖章，然后再送请上级领导机关审批。

4.送请领导批办的文件和传阅文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延误。文件传阅要建立催阅（退）制度。

（二）发文处理。包括拟稿、审核、签发（会签）、编号、缮印（校对）、用印等程序。

1.草拟文件必须使用省总机关统一格式的公文稿纸，书写用钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。应写明承办机关、发文范围、拟稿人、核发人、签发人、发文字号、秘密等级、紧急程度、抄报抄送单位、印刷份数等。

2.以省总或省总办公室名义行文的公文，必须按下列程序办理：

(1)由承办部门拟出草稿；(2)草稿送办公室秘书科审核。秘书科应对文稿的文种、格式、内容等严格审核把关，文种、格式、内容有问题的，可退回主办部门修改或重新起草；(3)秘书科对承办部门送来的文稿审核并送办公室领导审阅后，应及时送秘书长、分管副主席或主席审定签发；(4)主席、副主席、秘书长接到有关部门送来的未经秘书科和办公室负责人审核的以省总或省总办公室名义发出的公文文稿，应退回送文部门，要求其按以上办文程序办理；(5)以省总或省总办公室名义行文的公文底稿存办公室；(6)版头为“广东省总工会文件”的公文，须经分管副主席或秘书长宙核，签发人为主席或主持全面日常工作的副主席；版头为“广东省总工会”的公文，签发人为秘书长、分管副主席或主席，版头为“广东省总工会办公室文件”公文，签发人为秘书长或分管副主席；(7)省总与其他单位的联合行文，送分管副主席或秘书长会签，重要的送主席会签或加签;(8)公文的校对由承办部门负责。

3.以部门名义发出的公文或其他公文，承办单位负责入应认真校核文稿后送分管主席签发，重要的要送秘书长审核后再送分管副主席签发。文稿在正式打印前，秘书科也应对文稿的文种、格式、内容进行审核。

4.以省总或省总办公室名义发出的公文，重要的由办公室秘书科编号；以部门名义发出的公文，由发文部门负责绾号。

5.盖印。应根据领导入的签发和应发份数盖印。传达到基层工会的公文，可公开发表的，可以在《南方工报》或《广东工运》上发表，并注明”不另行文气可不盖印。

四、公文的管理、立卷、归档、销毁

（一）公文必须统一管理，定期清理归档或销毁。省总公文管理由办公室秘书科和机要室专门人员负责。各部门的公文，由部门秘书负责。

（二）密件未经印发机关批准，不得自行翻印和复印。确因工作需要复印时，必须严格按照省保密委员会《关于复印秘密文件的管理规定》办理。

（三）公文办完后，应按照省档案馆的有关规定，按时立卷、归档。公文立卷应根据其特征，相互联系和保存价值分类整理，材料应齐全、完整。两个以上单位的联合发文，原件由主办单位立卷，相关单位存印件。

（四）机关档案工作由办公室秘书科统一管理，立卷工作分别由各部门秘书负责。秘书科负有指导、协调和帮助各部门秘书做好档案工作的贵任。各部门的档案一般应在第二年第一季度向档案室移交。

（五）没有存档价值和存查必要的公文，经鉴别和主管领导的批准，可定期销毁。销毁秘密文件，必须履行登记手续，由保密小组成员二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

（六）本规定自1996年1月1日起执行。